DiagnosticNews . Juni 2009 [aktuelle Ausgabe]
Krisenmanagement . Optimale Nutzung von SAP bei der französischen Tochtergesellschaft
Kurzaudit zwecks Aufdeckung von Schwachstellen
Gerade in schwierigen Zeiten kommt der Verfügbarkeit und der Glaubwürdigkeit der Informationen, die zur Unternehmenssteuerung notwendig sind, eine besondere Bedeutung zu. Wie aber steht es mit dem Informationssystem, das definitionsgemäß und im Idealfall diese auf Knopfdruck liefern sollte? Im Zweifelsfall sind gerade die letzten Lieferantenrechnungen noch nicht verbucht, Zahlungsein- und -ausgänge in der Warteschleife, Kunden und Inter- Company-Konten nicht abgestimmt ..., eben alles das, was schnell und unter Stress noch nachgearbeitet werden muss, damit die gelieferten Daten auch rechtzeitig aussagefähig sind.
Dabei fehlt im Allgemeinen nur wenig, um den Mitarbeitern zu erlauben, die notwendigen Arbeiten zeitgerecht zu erledigen und ein Maximum an Effizienz zu erreichen.
Um eine Optimierung des bestehenden Systems zu erreichen, sollten folgende Fragen gestellt werden:
- Sind die Abläufe klar definiert und von allen Mitarbeitern verstanden?
- Werden die Prozeduren befolgt?
- Wenn nicht, warum (meist handelt es sich hier nur um mangelndes Verständnis und fehlende Unterweisung)?
- Werden die Automatismen des Systems richtig genutzt?
- Verbuchung im Hauptbuch aus den Logistikprozessen heraus
- Abstimmung der Warenbewegungen mit der Hauptbuchhaltung
- Einlesen und automatisches Verbuchen von Kontoauszügen
- Mehrwertsteuerbehandlung
- Ausziffern der Konten
- Zahlungsprogramm
- Mahnwesen, um nur einige Beispiele zu nennen.
- Wie sieht es mit den monatlichen Abschlussarbeiten aus, wie mit den Sozial- und Steuererklärungen, wie mit der Intrastatmeldung?
- Wurden Funktionen, die die tägliche Arbeit der Mitarbeiter erheblich erleichtern, eingeführt, wie zum Beispiel:
- Zugang zu den Gruppenkonten über die französischen Kontennummern
- Anzeigen der Gegenkonten bei der Konsultierung der P&L Konten
- Abstimmung von Anlagen – und Hauptbuchhaltung
- Senden der Zahlungsavise über Internet
- usw.
Ein zeitlich limitiertes Audit des Systems (ca. 2 bis 3 Tage) reicht in der Regel aus, um diese und ähnliche Punkte abzuklären. Coffra bietet hierfür seine Unterstützung an aufbauend auf seiner 20-jährigen Erfahrung als SAP-Implementierungspartner im Mittelstand und Spezialist für gruppenweite Informationssysteme.
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