DiagnosticNews . September 2007 . Handelsrecht
Aufbewahrungsfrist von Geschäftspapieren
Mindestdauer von 10 Jahren
Das Handelsrecht schreibt vor, dass ein Kaufmann Buchhaltungsunterlagen und die entsprechenden Belege für eine Dauer von 10 Jahren aufzubewahren hat. Über diesen Zeitraum hinaus besteht grundsätzlich keine weitere Aufbewahrungspflicht. Danach kann er aber auch nicht z.B. gegenüber einer Bank, die ihre Archive nach Ablauf dieser Frist zerstörte, auf die Herausgabe von Belegen, die auf mehr als 10 Jahre zurückgehen, bestehen.
Eine Reihe von Geschäftsvorgängen und die hieraus resultierenden Verpflichtungen unterliegen teilweise langen, manchmal bis zu 30 Jahren laufenden Verjährungsfristen. In diesem Falle läuft der Kaufmann, der seine Archive und Belege nach 10 Jahren zerstört, die Gefahr, nicht in der Lage zu sein, die Durchführung von Verpflichtungen, für die eine Verjährungsfrist von mehr als 10 Jahren besteht und für die er verantwortlich ist, nachweisen zu können.
Die Aufbewahrungsverpflichtung von 10 Jahren sollte als Minimum aufgefasst werden. Es bleibt im Einzelfall jedoch zu prüfen, inwieweit eine längere Dauer nicht aus anderen Gründen angeraten erscheint, z.B. um sich aus Beweisgründen gegen gewisse Regressansprüche, für die eine längere Verjährungsfrist als 10 Jahre gilt, absichern zu können.
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