DiagnosticNews . Mai 2007 . Steuerrecht
Aufbewahrung von Kundenrechnungen
Elektronische Abspeicherung reicht nun aus
Kundenrechnungen, die sich aus einer elektronisch geführten Buchhaltung ergeben, aber bisher in Papierform ausgedruckt an die Kunden versandt wurden, können nun elektronisch abgespeichert archiviert werden. Es bedarf danach keiner Aufbewahrung der Kopie der Papierrechnung mehr. Voraussetzung hierzu ist allerdings, dass der archivierte elektronische Datenträger die gleiche Sicherheit für den späteren Ausdruck gewährleistet, wie dies durch eine Papierrechnungskopie der Fall gewesen wäre.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt unverändert 6 Jahre. In dieser Periode hat das steuerpflichtige Unternehmen sicherzustellen, dass der Inhalt der EDV-Programmierung bei Anfrage der Finanzverwaltung jederzeit in einer klaren und lesbaren Sprache ermittelt werden kann. Die Programme sind in Frankreich zu deponieren und müssen dem jederzeitigen Zugriff der Finanzverwaltung zugänglich sein.
Die Verwaltungsanweisung ist zu begrüßen und regelt die bisher bestehenden Zweifelsfragen bei dem „Mixverfahren“, d.h. Audsdruck der Kundenrechnung in Papierform bei Nutzung eines EDV-Verfahrens. Die Aufbewahrungsverpflichtung von eingegangenen Lieferantenrechnungen ist hiervon nicht betroffen.
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