DiagnosticNews . Juli 2006 . Organisation
Rationalisierung durch digitale Rechnungsschreibung
Der Einfluss der Finanzverwaltung
Die papierlose elektronische Rechnungsschreibung setzt sich immer mehr durch. Viele Unternehmen – hierbei spielen Größenordnung und Branchenzugehörigkeit eine wichtige Rolle – möchten sich vom Papierzwang befreien und fordern von ihren Lieferanten oder Kunden den Einsatz der Elektronik. Die Einsparungseffekte sind erheblich. Der Weg dahin ist manchmal mühsam, aber insbesondere sind die Konsequenzen folgenschwer, wenn die Umstellung nicht sorgfältig und ordnungsgemäß erfolgt.
Deshalb sollten vor jeder Inangriffnahme eines solchen Reorganisationsvorhabens die einzelnen Durchführungsetappen genauestens bestimmt und auf ihre Durchführbarkeit geprüft werden. Der Einsatz der richtigen, unternehmensadäquaten Software spielt für das Gelingen des Projekts eine Schlüsselrolle.
Die französische Finanzverwaltung verschließt sich keineswegs einem solchen Vorhaben; im Gegenteil: Sie unterstützt bzw. bedient sich immer mehr des elektronischen Datentransfers. So sind z.B. alle Gesellschaften ab einer gewissen Größenordnung verpflichtet, gewisse Steuererklärungen in digitaler Form vorzunehmen.
In einem jüngeren Verwaltungserlass der Finanzverwaltung (wir berichteten ausführlich in der Diagnostic-News- Ausgabe 22) wurden die Bedingungen für die steuerliche Anerkennung einer EDV-gestützten Buchhaltung zusammengestellt. Hieraus ergeben sich auch die wesentlichen Verpflichtungen für eine steuerlich konforme, elektronische Rechnungsschreibung wie u.a. die lückenlose Archivierung sämtlicher Unterlagen und deren unbegrenzte Abrufbarkeit, die ausführliche Dokumentation der genutzten Software, die Einhaltung zeitlicher Aufbewahrungsfristen etc.
Die steuerlichen Vorschriften sollen insbesondere sicherstellen, dass im Falle einer Außenprüfung die Ordnungsmäßigkeit bzw. Richtigkeit der Geschäftsvorfälle nachgewiesen werden kann. Dabei handelt es sich dem Grunde nach um die gleichen Voraussetzungen, die auch an eine normale Buchhaltung zu stellen sind.
Die Herausforderung liegt damit bei einer optimalen Reorganisation der betroffenen Unternehmensabläufe, die im Wesentlichen den Gesichtspunkten von Einsparung und Rationalisierung folgen. Fiskalische Gründe können nicht als Hinderungsmotiv angeführt werden.
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