DiagnosticNews . Mai 2006 . Steuerrecht
Verwaltungsanweisungen für EDV-gestützte Buchhaltungen
Die französische Finanzverwaltung hat eine wichtige Verwaltungsanweisung hinsichtlich der einzuhaltenden Regeln für EDV-gestützte Buchhaltungen veröffentlicht. Inhalt der Anweisung ist u.a. die Festlegung für den Ablauf einer digitalen steuerlichen Betriebsprüfung.
Ein EDV-gestütztes Rechnungswesen muss demnach grundsätzlich sicherstellen, dass nachträgliche Buchungen nicht mehr erfolgen können und die Zusammenhänge zwischen Buchungssatz und Beleg eindeutig bestimmbar sowie die periodischen Buchungszeiträume entsprechend abgrenzbar sind. Des Weiteren müssen die Archivierungs und Aufbewahrungsregeln eine nachträgliche Vorlage der gespeicherten Informationen erlauben. Der Betriebsprüfer ist berechtigt, alle EDVProgramme und Daten zu kontrollieren, die zur Ermittlung des Steuerergebnisses beitragen (Kontenplan, Lagerverwaltungssoftware, Registrierkassen, EDVgestützte Anlagebuchhaltung, ...). Wird auf einen externen Dienstleister zurückgegriffen, so hat das Unternehmen sicherzustellen, dass der Zugang zu den entsprechenden Datensätzen jederzeit gewährleistet ist.
Für Belege und Buchungssätze besteht eine generelle Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Soweit ältere Geschäftsjahre herangezogen werden – z.B. im Rahmen eines vortragbaren Verlustes – müssen auch diese aufbewahrt werden. Benutzt das Unternehmen ein EDV-gestütztes Belegwesen (dematerialisierte Rechnungen), so müssen die entsprechenden elektronischen Daten darüber hinaus drei Jahre EDVtechnisch zugänglich bleiben. Die technische Dokumentation für die EDVSysteme ist ebenfalls drei Jahre lang aufzubewahren. Darüber hinaus sind ggf. ältere Versionen von EDV-Systemen vorzulegen, damit die Datensätze auch nach einer Migration auf eine neuere Version lesbar bleiben.
Die Archivierungsregeln müssen gewährleisten, dass die Datensätze nachträglich abgerufen, gelesen und verarbeitet werden können. Die relevanten Informationen müssen auf einem dauerhaft haltbaren Datenträger unter Angabe des Datums und der Periodenzugehörigkeit festgehalten werden.
Wird die Buchhaltung außerhalb des Unternehmens geführt, z.B. bei der ausländischen Muttergesellschaft, so muss der französische Steuerpflichtige den Zugang zu allen Daten und Belegen in Frankreich sicherstellen. Dies gilt auch für die technische Dokumentation der EDV-Programme. Digitale Betriebsprüfungen können wahlweise nach drei verschiedenen Verfahren ablaufen: Prüfung durch den Betriebsprüfer im Unternehmen auf dem System des Steuerpflichtigen, Vorlage der geforderten Prüfungsnachweise durch den Steuerpflichtigen oder Durchführung der Prüfungshandlungen außerhalb des Unternehmens.
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