DiagnosticNews . August 2003 . Sozialversicherung
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Reisekostenerstattung
Grundsätzlich gilt in Frankreich, dass die Erstattung vom Arbeitnehmer verauslagter Spesen sozialabgabenfrei ist. Voraussetzung hierfür ist, dass die erstatteten Auslagen beruflich bedingt und entsprechend belegt sind.
Die Erstattung kann in Höhe der nachgewiesenen Spesen oder pauschal erfolgen. Während im Rahmen der Spesenerstattung nach Einzelnachweisen diese nur durch die Generalnorm der „beruflichen Veranlassung“ begrenzt ist, gelten im Fall der pauschalen Erstattung jedoch Höchstbeträge, oberhalb derer die Erstattungen der Sozialversicherung unterliegen.
Verpflegung und Bewirtung
Hält sich der Arbeitnehmer an seinem gewöhnlichen Einsatzort auf, ist grundsätzlich keine sozialabgabenfreie Erstattung von Eigenverpflegung möglich. Ausnahme hiervon sind die vom Arbeitgeber gewährten Restaurantgutscheine („tickets restaurant“). Die Beteiligung des Arbeitgebers muss zwischen 50% und 60% des Wertes der Gutscheine liegen und ist bis zu einer Höhe von 4,60 s pro Schein sozialabgabenfrei.
Bei beruflich bedingten Reisen wird unterschieden, ob die Verpflegung im Restaurant oder anderweitig (zum Beispiel Kantine) erfolgt. Im ersten Fall können pauschal 15,00 s pro Mahlzeit (Mittag- und Abendessen), im zweiten 7,50 s erstattet werden, ohne dass Sozialabgaben anfallen.
Eine pauschale Erstattung der Kosten für die Bewirtung Dritter ist sozialabgabenfrei grundsätzlich nicht möglich. Hier ist immer eine Einzelaufstellung vorzulegen.
Unterkunft
Für die pauschale Erstattung der Unterkunftskosten betragen die sozialabgabenfreien Höchstsätze 54,00 s pro Nacht (einschließlich Frühstück) im Pariser Raum und 40,00 s im übrigen Frankreich. Für Auslandsreisen bestehen landesspezifische Sätze. Bei der Entsendung von mehr als vier Monaten verringern sich die Sätze.
Fahrtkosten
Bei Dienstreisen erfolgt eine Erstattung nach der tatsächlich gefahrenen Strecke anhand einer jährlich festgelegten Tabelle. Verfügt der Arbeitgeber über einen Dienstwagen, so fallen auf den Anteil der privaten Nutzung Sozialabgaben (sowie Einkommensteuer) an.
Für Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte kann der Arbeitgeber eine sozialabgabenfreie pauschale Erstattung von 4,00 s pro Tag zahlen, wenn die Entfernung mehr als 50km beträgt. Der Arbeitgeber kann ferner die gesamten Fahrtkosten übernehmen, wenn der Arbeitnehmer nachweist, dass die Strecke nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden kann.
Im Pariser Raum muss der Arbeitgeber die Hälfte der Kosten für eine Monatskarte für die öffentlichen Verkehrsmittel übernehmen. Dieser Zuschuss ist ebenfalls sozialabgabenfrei.
Eine Überprüfung der Anwendung der neuen Pauschalsätze ist angeraten. Die zukünftigen Kontrollen der Sozialversicherungsträger werden dadurch erleichtert und effizienter. Die Nutzung der Pauschalsätze führt zum Verlust des Vorsteuerabzuges für das Unternehmen; eine Überschreitung hat automatisch sowohl die Einkommensteuer als auch die Sozialversicherung zur Folge.
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